Chýba energia? Urobte si poriadok

Občas sa zdá, že nás množstvo pracovných úloh prevalcuje. Existujú však jednoduché nástroje, ktorými si udržíte zdravý odstup a dokážete zvládnuť všetko potrebné. Toto sú tri z nich:

Spíšte si nevybavené úlohy, aby nezaťažovali vašu myseľ

Je dôležité uvedomiť si, ktoré úlohy a otázky nám zostávajú v mysli ako nedokončené. Ich identifikácia a jednoduché spísanie zoznamu je prvým krokom k tomu, aby sme svoju myseľ uvoľnili. Ak ich prenesieme na papier,  uvoľníme časť svojej duševnej kapacity bez obavy, že na ne neskôr zabudneme. Mnohokrát takýto prehľad ukáže, že niektoré úlohy je možné vyriešiť veľmi rýchlo, len sa nám do nich akosi nechcelo, iné sa dajú bez problémov preniesť na spolupracovníkov. Aj v prípade, že máte pred sebou dôležitejšie úlohy, pokúste sa zbaviť tých nedôležitých a rýchlo riešiteľných, aby ste na ne mohli zabudnúť a sústrediť sa na podstatu. Vytrieďte svoj zoznam a postupne z neho vyškrtnite všetko, čo sa vám už podarilo urobiť. Zistíte, že škrtanie položiek zo zoznamu je veľmi oslobodzujúci pocit.

Nedovoľte hromadenie spisov na vašom pracovnom stole

Mnohí ľudia vybavujú svoju pracovnú agendu spôsobom, ktorý ich stojí dvojnásobné množstvo času, než by skutočne potrebovali. Prečo? Lebo takmer každý spis, e-mail alebo list odkladajú na neskôr. Znamená to, že ho preštudujú, povedia si, že to má ešte chvíľu čas a uložia „budúcu prácu“ na správnu kôpku. Tých sa im potom na pracovnom stole hromadí niekoľko. Keď však termín horí, je potrebné vziať spis znovu do ruky, opätovne preštudovať a rozhodnúť, ako s ním naložiť ďalej. A to znamená v konečnom súčte neuveriteľné množstvo času. Predstavte si, že by ste nemali zásuvky, poličky, odkladacie priestory. Každú vec, ktorú ste si raz prečítali, by ste vybavili tak, že sa k nej nebude potrebné vrátiť. Zdá sa vám to nemožné?  Nemáte čas na obvyklé úlohy, pretože vám práve horia súrne termíny? Opak je pravdou. Keď tento spôsob práce začnete praktizovať, krátku chvíľu to môže predstavovať väčšie časové nároky. No veľmi rýchlo preváži úspora času z odstránenia opakovaných činností . O tom, že pocítite aj psychickú úľavu, zníži sa stres a nepríjemný pocit viny z nevybavených vecí, ani nehovoriac.

Naučte sa delegovať

Väčšina vecí, ktoré máme tendenciu odkladať, patrí k tým, ktoré robíme neradi. Necítime sa dostatočne odborne zdatní na ich riešenie, nudia nás, alebo predstavujú niečo, čoho sa obávame. Nečakajte, kým sa „odležia“ a stanú sa skutočným problémom. Uvedomte si, že aj keď nemôžete byť expertom na všetko, okolo vás sú ľudia, ktorí dané oblasti hravo zvládnu a zďaleka ich to nebude stáť toľko času, ako vás. Nesnažte sa robiť úplne všetko sám, aj keby ste to dokázali, pretože nakoniec vás pohltia vedľajšie činnosti, ktoré vám zabránia venovať sa tomu, prečo ste vlastne začali podnikať. Ušetríte pár eur, ale pravdepodobne oveľa väčšiu sumu nezarobíte!

Je dôležité nájsť v pravej chvíli odvahu pribrať do podnikania spolupracovníkov. Ak sú vaše aktivity zatiaľ nepravidelné, skúste ich riešiť s pomocou zmluvných dodávateľov. Pokiaľ však cítite, že by ste mohli urobiť podstatne viac kreatívnej práce, ktorá prináša do vášho podnikania zisk, keby ste sa nemuseli venovať rutine, je čas pouvažovať o zamestnancoch. Našťastie, každý človek je iný, robí rád iné veci. Spolupracovník, ktorý uprednostňuje rutinnú istotu a sám sa nechce pustiť do podnikania, môže byť spoľahlivou oporou človeku s podnikateľským duchom. Ten totiž obvykle rád štartuje nové procesy a na ich udržanie v chode už nenachádza dostatok energie.

Ako motivovať sám seba

Cítite sa občas unavení a bez nálady? Zdá sa vám, že podnikanie je nekonečný boj, v ktorom bežíte ako morča v kolese a stále znovu sa objavujú tie isté problémy? Je to prirodzený pocit. Treba si však uvedomiť, že ste to vy, kto ho pripustí a poddá sa mu alebo  ho premení na výzvu a pobije sa o ďalšie úspechy.

Zbavte sa perfekcionizmu a stanovte si reálne ciele

Niektorí ľudia sa nikdy neuspokoja s tým, čo dosiahli a stále majú pocit, že neurobili dosť. Ale porovnávať sa s ideálnym stavom v každej situácii je ako bežať v na trenažéri a nikdy nedobehnúť do cieľa. Uvedomte si, že vaši zákazníci väčšinou potrebujú dobré služby v správnom čase. Nepomôže im dokonalé uspokojenie potrieb, ktoré sa míňa účinkom, pretože príde príliš neskoro. Namiesto  upierania pohľadu k nedosiahnuteľným horizontom, stanovte si presné a merateľné ciele. Naplánujte si prostriedky aj spôsob práce. Keď sa dostanete na určenú métu, nič vám nebráni vytýčiť si ďalšiu – skôr naopak, musíte to urobiť, pretože v podnikaní nikdy nie je možné ustrnúť v nemennom stave.

Doprajte si pochvalu

Podnikatelia a majitelia firiem sú často najosamelejší ľudia na svete. Kým oni sami povzbudzujú a motivujú iných po väčšinu času, od svojich podriadených počúvajú množstvo kritiky a dobre mienených rád. Zriedka si vypočujú úprimne vyslovenú pochvalu za dobre vykonanú prácu, pretože zamestnanci majú strach, aby to šéf nepovažoval za podliezanie. No každý z nás občas potrebuje ocenenie a uznanie. Ak ho nedostávate zvonka, zastavte sa raz za čas, obzrite sa za tým, za tým, čo sa vám podarilo dosiahnuť a poklepte po ramene sami seba. Uvedomiť si dôvody svojich úspechov  je často oveľa dôležitejšie, ako rozpitvávať príčiny zlyhania.

Odstráňte „vysávačov energie“ zo svojho okolia

Masové médiá na nás chrlia krvavé správy a často vyhľadávajú škandálne informácie, pretože vzbudzujú väčšiu pozornosť, fascinujú publikum a zvyšujú sledovanosť. Od sledovanosti totiž závisia príjmy z reklamy. Aj v marketingu platí, že na nákupné rozhodnutie silnejšie pôsobia negatívne emócie , napríklad strach zo straty niečoho, než tie pozitívne ako je túžba niečo dosiahnuť či získať.

Treba si uvedomiť, že tieto veci majú na človeka dopad, negatívne pocity zaťažujú podvedomie a oberajú nás o energiu. A nejde len o médiá, ktoré môžete vypnúť a zbaviť sa ich vplyvu pomerne jednoducho. Neraz sú to ľudia v našom najbližšom okolí, kto nás neustále varuje pred možnými dôsledkami zo zmien, ktoré by sme radi uskutočnili. Tvária sa, že svojich blízkych chránia pred neúspechom, v skutočnosti však bránia aj každému úspechu. Pravdepodobne nemôžete zmeniť svojich príbuzných a jedinou možnosťou je nepreberať svoje pracovné plány s takýmito „tragicky“ založenými ľuďmi. No môžete dať pozor, aby sa zlé pocity neobjavovali vo vašej firme, dokážete eliminovať podobné nátury pri výbere zamestnancov a nemusíte dovoliť, aby sa vo vašom tíme šírili strach, závisť alebo chamtivosť. Obklopte sa ľuďmi, ktorí vás motivujú k vyšším cieľom, zmýšľajú pozitívne a majú vlastnosti, ktoré obdivujete alebo by ste ich radi získali aj vy sami.

Dajte svojej firme šancu rásť

Keď sa podnikanie rozrastá, nabaľuje množstvo činností, s ktorými sme sa v začiatkoch nemuseli zaoberať. Spočiatku vedľajších činností nebolo toľko, aby nás zaťažovali, no postupne pribúdajú a stávajú sa neprehľadnými. Nemusí ísť o reálne problémy, či negatívne skúsenosti. Často sú to predpisy, ktoré už nestíhame sledovať, požiadavky spolupracovníkov, na ktoré sme nestihli reagovať, nákupy, ktoré nebolo kedy vybaviť. Ak si včas neuvedomíme, že tieto procesy treba tiež riadiť, delegovať, prípadne vhodným spôsobom spracovať, prebieha v našej mysli čoraz väčšie množstvo otvorených cyklov. Oberajú nás o pozornosť, energiu a kreativitu, ktorá nám potom chýba pri riešení skutočných pracovných problémov. A o čas, ktorý by sme venovali našim zákazníkom.